Термін «архівна справа» означає створення необхідних умов для збереження і обліку використання документації на фірмі, в держорганах, в інших суб’єктах господарювання. Поділяється на два фонди: державний і недержавний.
Як організується архівна справа в БТІ?
В архіві БТІ зберігається облікова і технічна документація, правовстановлюючі документи або їх копії. Щоб спростити роботу, застосовуються спеціальні програмні продукти, які дозволяють організувати:
- зберігання електронних документів;
- поточне сканування;
- складання реєстру справ;
- контроль руху документів;
- контроль терміну для зберігання документації;
- швидкий пошук.
Співробітник архіву БТІ зобов’язаний зберегти і комплектувати, а також реєструвати вхідну документацію. На вимогу уповноважених осіб фахівець повинен видавати документи і стежити за тим, щоб вони були повернуті у визначений строк на місце зберігання. Важливо своєчасно оновлювати зношені інвентарні справи, щоб уникнути їх повного знищення. Завдяки роботі архіву можна знайти інформацію, яка стосується будь-якого зареєстрованого об’єкта нерухомості.