При проведенні камеральних перевірок виявляються різного роду помилки і порушення, зокрема, відсутність електронних сканкопий документів або їх погана якість, на підставі яких прийнято те чи інше рішення.
Це може виникати, оскільки немає точного визначення переліку необхідних документів для залучення до Реєстру при здійсненні дії або при неправильному використанні програми Держреєстру, навмисних неправомірних діях працівника або технічних збоях у системі.
Як правильно провести реєстрацію речових прав в державному реєстрі
У пункті 8 частини 1 статті 2 говориться про те, що реєстраційна справа, тобто сукупність документів, що зберігається в паперовому та електронному вигляді. Цей же закон регламентує особливості здійснення реєстрації. Зокрема, при прийомі заяви та доданих до неї документів необхідно виготовити електронні сканкопіі і розмістити їх у реєстрі. Це здійснюється держреєстратором в момент приймання заяви і є частиною процедури реєстрації речових прав.
У передбачених законом випадках можуть подаватися заявником документи не тільки в паперовій, але і в електронній формі. Разом з заявою та оригіналами документів для реєстрації потрібно надати квитанцію про оплату адмінзбору за проведення цих дій. Якщо заявник звільнений від сплати збору за реєстрацію, він надає документ, який підтверджує це, з якого також робиться сканкопия і прикладається до документів. Зберігаються електронні копії в Реєстрі.
Якщо проаналізувати законодавство, то можна сказати, що електронна форма реєстраційної справи включає такі копії:
- підтвердження звільнення від сплати адмінзбору;
- документи для проведення процедури реєстрації;
- документ про повноваження представника заявника;
- відповіді на запити суду і так далі.
Квитанція про оплату адмінзбору не є обов’язковим документом, який додається до Держреєстру. Також не передбачено розміщення там копії паспорта та довідки про ІПН.
Щоб дії держреєстратора були правильними, потрібно перевіряти заяву, подану реєстратору, та запис, який повинен бути створений при завантаженні сканкопий документів для прийняття реєстраційного рішення.